Tijdens de cursus EMVI plan schrijven bij Tenderteam leer je efficiënt door het tenderproces heen te lopen. Binnen de stappen van het proces leg je de nadruk op factoren die je kans om te winnen vergroten. In dit blog lopen we door een aantal stappen en geven tips om jouw win kans bij een aanbestedingstraject te vergroten.
1. Je krijgt een aanbesteding in je postvak. Wat nu?
Past deze aanbesteding bij je? Weet je wat de doelstelling is en of je die kan waarmaken? Zo ja, hoe maak je dan een goed EMVI plan?
2. Open en inzichtelijk proces
Maak de stappen van het tenderproces overzichtelijk voor iedereen die meedoet met de tender. Dit kun je op verschillende manieren doen. Een simpele en belangrijke stap is weten welke stappen je gaat doorlopen. Maak deze inzichtelijk voor iedereen die gaat participeren in dit traject. Met wie ga je aan het plan werken? Welke kennis is er nodig om het doel te behalen? Wie haakt op welk moment aan?
3. Secuur leeswerk
Een EMVI plan schrijven is een reactief proces. De aanbestedende dienst heeft een doelstelling. Vraag jezelf af of je de doelstelling helder voor ogen hebt. Op mijn eerste dag als EMVI schrijver werd gevraagd om de doelstelling uit een aanbestedingstekst te halen. Het brein vult vaak vanzelf aan wat niet te lezen is. Achteraf bleek dat de tekst geen helder geformuleerde doelstelling had. Dus voordat je de oplossing bedenkt moet je zeker weten dat je het juiste doel voor ogen hebt. Staat dit niet in de aanbestedingstekst vraag dit dan in de Nota van Inlichting.
4. Brainstormen met een agenda
Als je de doelstelling helder hebt start je met brainstormen. Dit doe je met een zorgvuldig uitgekozen team en een vastgestelde agenda. Het is de kunst om het brainstormen efficiënt te doen. De brainstormsessie is bedoeld om verschillende oplossingen te bedenken op de gestelde criteria waaraan je plan moet voldoen. Om geen onnodige zijpaden te bewandelen is het dus verstandig om van te voren een agenda te bepalen met een doel per brainstormsessie. Een aandachtspunt is dat je met een gemêleerd team bent dus stem alle begrippen en criteria af zodat iedereen weet wat er gevraagd wordt. Wijs iemand aan die de brainstorm leidt en ingrijpt als het nodig is. Dit is goed te handhaven met een brainstormagenda.
5. Online brainstormen
Brainstormen van achter je beeldscherm is echt anders dan fysiek brainstormen. Je internet is geregeld. De juiste mensen zijn aanwezig in de meeting. Dan valt het ineens stil. Dat een brainstorm stil valt kan verschillende oorzaken hebben en er zijn meerdere oplossingen. Daarover lees je meer in het volgende blog.
6. Structureren tot een makkelijk en lekker leesbare tekst
Na het brainstormen is de volgende stap het structureren van de tekst. Maar wat is nou de beste structuur? Daar zijn een aantal trucjes voor. Als je wil dat de opdrachtgever jouw tekst goed kan lezen houdt de tekst dan kort en simpel. Maak korte stukken tekst en schrijf die SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) op. Houdt de vaste koppen aan van de opgegeven criteria want een opdrachtgever houdt van herkenning. Dit betekent dat je tekst een connectie maakt met de opdrachtgever.
7. Koppel waardes aan je beloftes
In je korte stukken tekst maak je beloftes om het probleem van de opdrachtgever op te lossen. Wil je winnen? Laat dan zien wat de waarde is van je belofte. Dit kun je doen door het effect van je belofte toe te voegen. Bijvoorbeeld: wij maken voor u een omgevingsanalyse waarin te zien is waar onze werkzaamheden in het projectgebied hinder kan veroorzaken voor stakeholders. Effect: we kennen de hindergevoeligheid van stakeholders en treffen hier maatregelen op. Iedereen wil meer waarde voor zijn geld. Een opdrachtgever ook. Het grote voordeel voor jou is dat je een extra controle voert op je beloftes en je zo kan toetsen of je echt een meerwaarde biedt.
8. Op naar de vormgever
Het oog wil ook wat. Als je een makkelijk en lekker leesbare tekst hebt dan kan hij naar de vormgever voor een extra professionele tint en een nog betere leesbaarheid. Je hoort het goed. De opdrachtgever heeft een betere leeservaring door het effect van een goede opmaak. Door slim in te spelen op de vormgeving vergroot je jouw winkansen. Geen vormgever in huis? Huur een expert in. Ik beloof dat een vormgever je die extra meerwaarde biedt!
Volgende blog -> Online brainstormen
Eerder in het blog benoem ik als probleem het stilvallen van je online brainstorm. Over de oorzaken en tips om het op te lossen lees je meer in het volgende blog.
