Tender winnen op kwaliteit. Hoe doe je dat?

Vroeger werd bijna elke aanbesteding beoordeeld op prijs. Maar dat is al lang niet meer zo. Tegenwoordig kun je ook vaak een tender winnen op kwaliteit. Het gaat meestal om prijs én kwaliteit, en zien we de waarde dat kwaliteit steeds verder zal toenemen. Soms gaat wel 50, 60 of zelfs 70% van de beoordeling op kwaliteit en niet meer op prijs. Dat heeft nogal wat impact op de manier dat je je moet inschrijven. Dit leg ik graag uit aan de hand van een voorbeeld.

In de video zie je de tabel zoals de opdrachtgever gaat beoordelen, en je ziet dat zowel prijs als kwaliteit wordt genoemd. Kwaliteit is in dit geval uitgesplitst in drie onderdelen waarvoor je drie plannen moet indienen. Op dat onderdeel kwaliteit, kun je voor A, B en C fictieve aftrek verdienen. Voor onderdeel A kun je maximaal 4 miljoen aftrek verdienen, onderdeel B ook 4 miljoen en onderdeel C kun je maximaal 2 miljoen fictieve aftrek halen.

Nou, hoe werkt dat dan precies?

Je moet altijd iets verder kijken in het contract om de juiste tabel te vinden. Hierin geeft de opdrachtgever aan hoe hij de kwaliteitsplannen gaat beoordelen. Dit kan bijvoorbeeld een schools systeem zijn, met cijfers van 1 tot en met 10. De opdrachtgever gaat je eigenlijk pas vanaf een 6 punten geven, want ze zitten niet te wachten op een partij die een onvoldoende scoort natuurlijk. Dus bij een 6 heb je niks fout gedaan, maar voeg je ook niet iets toe op hetgeen het contract al vraagt. Je krijgt dan 0% fictieve aftrek.

Stel nou dat je een redelijk plan hebt geschreven. De opdrachtgever denkt: ‘Nou, hier zit wel wat in’. Je krijgt dan bijvoorbeeld een 8, en daarmee 50% van de fictieve aftrek die je kunt verdienen. Stel nou je hebt een subliem plan geschreven, waar die klant echt helemaal blij van wordt. Dat de opdrachtgever denkt: ‘Ja, wauw, deze partij moet ik hebben’. Dan krijg je 10 op dat plan. En dan krijg je 100% van de maximale te behalen fictieve aftrek.

Stel, ik ben een partij die het kwaliteitsdeel nog niet helemaal door heeft. Ik schrijf me in en kijk naar het contract en ik denk: ‘Nou, voor 10 miljoen kan ik dat wel maken.’ Dus, inschrijver A in dit voorbeeld, schrijft voor 10 miljoen in, en hij schrijft ook drie plannen die hij naar de opdrachtgever stuurt. De opdrachtgever zegt: ‘Nou, voor onderdeel A krijg jij een 6 van mij, voor onderdeel krijg jij ook een 6 van mij, en onderdeel C, hee wacht eens, daar zit iets leuks in, weet je wat, je krijgt een 8.’ En nu? Die 6 was in de tabel 0% fictieve aftrek waard. Dus 0% van die maximaal 4 miljoen, is dus gewoon 0 euro eraf. Onderdeel B. Op dezelfde manier een 6, dus weer 0% van 4 miljoen, ook wel 0 euro fictieve aftrek. En als laatste heb je onderdeel C. Daar heb je een 8 op gescoord. En die 8 leidt in dit voorbeeld tot 50% fictieve aftrek. Dus 50% van 2 miljoen is 1 miljoen euro. Je ziet dat je op onderdeel C 1 miljoen fictieve aftrek hebt verdiend. Onderdeel A, B en C samen zijn dus 1 miljoen fictieve aftrek totaal.

Tien miljoen, de harde inschrijfprijs in euro’s, min 1 miljoen fictief verdiend, is een inschrijfprijs van 9 miljoen. Let op: de opdrachtgever gaat uiteindelijk op die fictieve inschrijfprijs beoordelen. Ze kijken niet naar de prijs in euro’s, maar naar de fictieve inschrijfprijs. De laagste, die gaat de opdracht winnen.

Dit is wat ik best wel vaak zie gebeuren. Hoe kun je dat nu slimmer doen? Want dat kan ook anders. Stel, je gaat op kwaliteit sturen en je gaat bedenken wat die opdrachtgever echt wil. Je komt met een plan dat hij denkt ‘Wauw, dat is perfect, zo wil ik het graag hebben. Dat is heel vernieuwend of heel veel impact, dát wil ik hebben.’ Dan ben je waarschijnlijk duurder uit, want je moet je ook meer inspannen om dat te leveren. Maar dat kan!

Inschrijver B in dit voorbeeld, schrijft in voor 13 miljoen. Ook hij levert drie plannen in en krijgt van de opdrachtgever een 10 op plan A, een 8 op plan B en een 8 op plan C. Dan zie je met die tabel  dat hij daardoor op onderdeel A 4 miljoen fictieve aftrek verdient, op onderdeel B 2 miljoen fictieve aftrek verdient, en op onderdeel C 1 miljoen fictieve aftrek verdient. Dus bij C krijgt hij eigenlijk dezelfde aftrek als de eerste inschrijver, maar bij A en B scoort hij echt aanzienlijk hoger. En daardoor zie je dat nu de totale fictieve aftrek op 7 miljoen komt. Nou, 13 miljoen als prijs, 7 miljoen fictief eraf. De fictieve inschrijfprijs van partij B, is dus 6 miljoen.

Aan het eind, onderaan de streep, heeft inschrijver A 9 miljoen staan en inschrijver B 6 miljoen. Inschrijver B wint dus gewoon deze tender, die kan lekker taart eten. En het mooie is dat hij met een hogere prijs heeft ingeschreven, dus waarschijnlijk ook een betere marge maakt zodra hij in de uitvoering zit. Meer winst, opdracht gewonnen, wat wil je nog meer?