Hieronder geven wij je vijf belangrijke aandachtspunten om hoog te scoren op je EMVI-plan. Helaas geen super duidelijke handleidingen of stappenplannen dit keer, maar wel de nuances waar een professioneel EMVI-schrijver dagelijks mee dealt. Doe er je voordeel mee:
1. Contracteis ≠ meerwaarde
In elk geval bij de grotere aanbestedende diensten is het uitgangspunt dat (en ik citeer): “hetgeen geëist is in het contract kan geen meerwaarde opleveren door deze op te nemen in het EMVI-plan, zins het al (vast) onderdeel van het uitvoeren van het project is.” Op zijn Hollands: als iets al een contracteis is, dan scoort het niet om dit op te nemen in het aanbestedingsplan (ook wel EMVI-plan). Wij hebben dit in de afgelopen jaren ook bevestigd gekregen in de gunningen.
2. Contracteis vergeten = onvoldoende
Toch moet het vorige advies wel met de nodige voorzichtigheid worden opgevolgd, want:
- De beoordelaars bij de opdrachtgever kennen mogelijk niet alle eisen uit het (eigen) contract.
- Het weglaten van een stap in een stappenplan kan juist leidden tot een negatieve beoordeling, omdat (en ik citeer): “de geëiste stap mist in het plan en derhalve geen vertrouwen geeft dat de opdrachtnemer het project doorgrondt.”
Om deze reden kan het opnemen van iets dat (gewoon) al contracteis is wel leiden tot de gewenste hoge beoordeling van het EMVI-plan. En het niet opnemen van een geëiste handeling of oplevering dus leiden tot een onvoldoende op het EMVI-plan, met mogelijk een knock-out als gevolg (afhankelijk van het contract).
3. Ambitie of borging?
Aan de ene kant zijn er opdrachtgevers die verwachten dat de markt komt met innovatieve oplossingen, een houding van de inschrijver die ambitie toont, en groot durft te denken. Aan de andere kant zijn er opdrachtgevers die heel goed weten wat ze willen en een opdrachtnemer zoeken die heel precies inleeft in hun wensen en deze aanpak vervolgens nauwgezet uitvoert. Bij het laatste type opdrachtgevers kun je de nadruk van je plan beter op de uitwerking van dingen leggen. Zoals de uitwerking van processen, systemen en vastlegging van informatie. En ook de borging dat deze processen, systemen en vastlegging van informatie geborgd zijn voor het hele project, door controle op de uitvoering ervan (ofwel nog meer processen, systemen en informatie). Hoe dan ook, bij het schrijven van een EMVI-plan is het essentieel om in te schatten welk type opdrachtgever je voor hebt: ambitie of borging?
4. Het PPP-dilemma
Stel, je schrijft een plan over de ‘Kwaliteit van de dienstverlening’. Daarvan is ondertussen algemeen bekend dat het schrijven van ‘we hebben een goed team met ervaren mensen’ misschien in de marketing nog zal werken, maar in aanbestedingen zeker niet (meer). Het is zaak om SMART te zijn. Als het gaat om concreetheid bij de dienstverlening, kunnen verschillende beloftes worden gedaan (merk op dat elk kenmerk van je team feitelijk een belofte is, want je belooft deze minimale kwaliteit gedurende het project in te zetten). De beloftes die je kunt doen zijn Prestatie-, Product en Procesbeloftes. Het zijn beloftes op een ander (abstractie)niveau. Hieronder een aantal voorbeelden om dit duidelijk te maken:
Prestatiebelofte: “We garanderen een minimale klanttevredenheid van 8,5 vanaf 3 maanden na de implementatiefase.”
Productbelofte: “In ons team zijn 2 senior [….]consultants opgenomen en deze zijn minimaal 4 keer per jaar aanwezig in het projectmanagementoverleg om u te adviseren.”
Procesbelofte: “In het door u vereiste stappenplan voor de totstandkoming van het product voeren wij tussen stap […] en […] een extra handeling uit, waardoor het risico op [….] met [….] is verkleind.”
5. De juiste tone of voice
Ga je op de cijfertour? Of ga je op de risicotour? Ga je op de persoonlijke tour? Of ga je op de aaibaarheidstour?
Een EMVI-plan kun je op heel veel manieren insteken. Het is een enorm creatief product om te maken. Met oneindig veel mogelijkheden om te beginnen, te detailleren en vorm te geven. De keuzes die je – impliciet – maakt bij het schrijven van jouw EMVI-plan hebben dus meer invloed dan je denkt. Hierbij zijn er twee belangrijke aandachtspunten om in je achterhoofd te houden:
- Als veel mensen het plan lezen en het goed vinden, is de kans groter dat de beoordelaars het ook goed vinden. Het helpt dus om meer mensen je plan te laten lezen (daarmee zeg ik overigens absoluut niet dat je naar alle commentaren moet luisteren, júist niet. In onze whitepaper lees je meer over het omgaan met reviews).
- Als de schrijfstijl van het EMVI-plan past bij de persoonlijke voorkeuren van de beoordelaars, is de kans groter dat de beoordelaars het plan hoger scoren. Het is dus zaak de beoordelaars persoonlijk in beeld te hebben en je in te leven in de beoordelaars.
Meer weten?
Wil je meer weten over je plan SMART maken? Doe mee met onze gratis inspiratiesessies en leer meer over een SMART plan van aanpak voor een aanbesteding maken!
