Herkennen jullie dit?
- Geen tijd om alle bewijsdocumenten zelf te verzamelen, invullen en controleren
- Onzekerheid over de juridische eisen en welke documenten precies nodig zijn
- GVA of belastingverklaring niet tijdig aangevraagd en nu tijdsdruk
- Twijfel of referenties voldoen aan de gestelde kerncompetenties
- Behoefte aan een partij die dit gewoon netjes regelt voor al jullie aanbestedingen
Bewijsdocumenten lijken administratief eenvoudig, maar fouten leiden regelmatig tot directe uitsluiting. Een verkeerd ingevuld UEA, een ontbrekende handtekening of een referentie die net niet voldoet aan de kerncompetentie: het zijn valkuilen die zelfs ervaren inschrijvers treffen. Wij nemen dit werk uit handen. Van het tijdig aanvragen van de GVA tot het controleren of jullie referenties voldoen aan de gestelde eisen.
Geen uitsluiting door administratieve fouten. Gewoon goed geregeld.
UEA correct ingevuld, zonder risico op uitsluiting
Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument bevat verwarrende vraagstellingen. Soms moet u ‘ja’ antwoorden om aan te geven dat een uitsluitingsgrond niet van toepassing is. Deel V invullen bij een openbare procedure terwijl dit alleen bij voorselectie hoeft? Het zijn fouten die we regelmatig tegenkomen. Wij vullen het UEA voor jullie in of controleren jullie concept. Inclusief check op de ondertekening door een juiste, bevoegde vertegenwoordiger(s).
Resultaat: Een foutloos UEA dat voldoet aan alle eisen van de aanbestedende dienst.
GVA en belastingverklaring tijdig geregeld
De Gedragsverklaring Aanbesteden vraagt u aan bij Justis en kan weken duren. De belastingverklaring heeft eveneens doorlooptijd. Wacht u te lang, dan haalt u de deadline niet. Wij houden in de gaten welke documenten nodig zijn, wanneer deze aangevraagd moeten worden en zorgen dat alles op tijd binnen is. Ook bewaken we de geldigheid: een GVA mag niet ouder zijn dan twee jaar, een belastingverklaring niet ouder dan zes maanden.
Resultaat: Alle bewijsstukken tijdig aangevraagd en binnen de geldigheidstermijn.
Referenties die voldoen aan de kerncompetenties
Referenties zijn vaak een knock-out criterium. Voldoet een referentie niet aan de gestelde kerncompetentie, dan bent u uitgesloten. De eisen zijn vaak specifiek: vergelijkbare opdrachten, maximaal 60% van de opdrachtwaarde, uitgevoerd in de afgelopen 3 tot 5 jaar. Wij analyseren de geschiktheidseisen en beoordelen of jullie referenties hieraan voldoen. Waar nodig helpen we bij het stellen van vragen aan de aanbestedende dienst en adviseren we over het gebruik van alternatieve referenties of het inzetten van een onderaannemer.
Resultaat: Referenties die aantoonbaar voldoen aan de gestelde kerncompetenties.
Bij combinaties: alle partners goed gecoördineerd
Schrijft u in als combinatie of met onderaannemers? Dan moet elke deelnemende partij een eigen, rechtsgeldig ondertekend UEA indienen. Ook moeten alle partners voldoen aan de uitsluitingsgronden en moeten de gezamenlijke referenties de gevraagde kerncompetenties afdekken. Wij coördineren dit proces en zorgen dat alle documenten van alle partners compleet en correct zijn.
Resultaat: Een complete en consistente set bewijsdocumenten van alle combinatiepartners.
Kennis van de juridische valkuilen
De Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit bevatten strikte regels over welke bewijsmiddelen een aanbestedende dienst mag vragen. Wij kennen deze regels en weten waar de valkuilen zitten. Is een gevraagd document disproportioneel? Voldoet een referentie aan de wettelijke eisen? Moet een bepaalde verklaring origineel of mag een kopie? Onze kennis voorkomt dat jullie inschrijving sneuvelt op een administratief detail.
Resultaat: Juridisch correcte documenten die voldoen aan de letter van de wet.
Structureel geregeld voor al jullie aanbestedingen
Doen jullie meerdere aanbestedingen per jaar? Dan zorgen wij dat jullie bewijsdocumenten structureel op orde zijn. We houden de geldigheid van GVA en belastingverklaringen bij, bouwen een actueel referentie-overzicht op en zorgen dat bij elke nieuwe aanbesteding de juiste documenten direct beschikbaar zijn. Zo hoeft u niet elke keer opnieuw te beginnen.
Resultaat: Een gestroomlijnd proces waarbij bewijsdocumenten nooit meer een bottleneck zijn.
Voor wie?
● Bedrijven die aanbestedingen draaien maar te weinig tijd hebben
● Bedrijven die extra zeker van hun zaken willen zijn bij aanbestedingen
● Combinaties die een onafhankelijke partij ter ondersteuning zoeken
● Bedrijven die relatief onbekend zijn met aanbestedingen
● Bedrijven die extra zeker van hun zaken willen zijn bij aanbestedingen
● Combinaties die een onafhankelijke partij ter ondersteuning zoeken
● Bedrijven die relatief onbekend zijn met aanbestedingen
Alle bewijsdocumenten
● Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA): invullen en/of controleren
● Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA): aanvraagproces begeleiden
● Verklaring betalingsgedrag Belastingdienst: aanvraag en controle geldigheid
● Referenties en kerncompetenties: analyse, selectie en correct invullen formats
● Uittreksel Handelsregister (KvK): actueel en correct
● Certificaten (VCA, ISO, etc.): controle op geldigheid en scope
● Financiële draagkracht: jaarrekeningen, bankverklaringen, verzekeringen
● Model K-verklaringen en overige bijlagen: volledig en correct ingevuld
● En alle andere gevraagde documenten
● Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA): aanvraagproces begeleiden
● Verklaring betalingsgedrag Belastingdienst: aanvraag en controle geldigheid
● Referenties en kerncompetenties: analyse, selectie en correct invullen formats
● Uittreksel Handelsregister (KvK): actueel en correct
● Certificaten (VCA, ISO, etc.): controle op geldigheid en scope
● Financiële draagkracht: jaarrekeningen, bankverklaringen, verzekeringen
● Model K-verklaringen en overige bijlagen: volledig en correct ingevuld
● En alle andere gevraagde documenten
Hoe werkt het?
1. Kennismakingsgesprek: we bespreken jullie wensen en nemen de concrete tender door
2. Offerte: binnen de afgesproken termijn ontvangen jullie een heldere offerte op maat
3. Kick-off: we starten samen op, bespreken de in te dienen documenten en maken een planning
4. Wij zetten acties uit, controleren aangeleverde documenten en schrijven referentieteksten
2. Offerte: binnen de afgesproken termijn ontvangen jullie een heldere offerte op maat
3. Kick-off: we starten samen op, bespreken de in te dienen documenten en maken een planning
4. Wij zetten acties uit, controleren aangeleverde documenten en schrijven referentieteksten
Interesse in ondersteuning bij bewijsdocumenten? Stuur ons een bericht
Onze portfolio
Over Tenderteam
Tenderteam helpt bedrijven met het winnen van aanbestedingen op kwaliteit en tegelijkertijd hun organisatie te verbeteren. Onze tenderstrategen, tenderschrijvers, tendervormgevers en tendermanagers werkten aan 1.000+ overheidsaanbestedingen, B2B proposals (RFP’s) en pitches. Tenderteam staat voor Strategie, Creativiteit en Actie!
