Onderhoud openbare verlichting twee gemeenten

Wat houdt het project in? 

De Opdracht bestaat uit het onderhoud van de openbare verlichting van de gemeenten Hardenberg en Ommen. De gemeenten hebben samen een areaal van circa 19.950 lichtmasten. In hoofdlijnen bestaat de opdracht uit:

• het onderzoeken en herstellen van storingen en schades aan verlichtingsinstallaties,
• het (incidenteel) vervangen van lampen, masten en armaturen.

Hiervoor dient de opdrachtnemer ook een storingswachtdienst te organiseren, in bedrijf te houden en alle mutaties te verwerken in het beheersysteem.

Wat hebben we gedaan? 

Gemeente Hardenberg en Ommen selecteerde de winnende kandidaat op basis van maar liefst 5 gunningscriteria:

1) Communicatie
2) Procesbeheersing
3) Database en beheerinformatie
4) Duurzaamheid
5) Meerwaarde inschrijver.

Naast het indienen van het plan van aanpak werden alle inschrijvers ook uitgenodigd voor een mondelinge toelichting.

Voor deze opdracht schreven wij het plan voor alle 5 de gunningscriteria. Waarbij we in samenwerking met onze klant het plan in etappes reviewden, aanscherpten, weer reviewden en nog verder aanscherpten. Door continue dóór te vragen kwamen we uiteindelijk tot een heel SMART plan. Voor de toelichtingsronde bereidden wij onze klant voor door ze een pittige interviewtraining te geven. De oplossingen die we in het plan boden resulteerden in een maximale score voor het onderdeel Procesbeheersing!

Wat was opvallend bij deze aanbesteding?

We weten dat een presentatie of interview geven niet voor al onze klanten een dagelijkse bezigheid is, en soms ook ver buiten hun comfortzone ligt. Daarom zetten we in op een uitgebreide en gedegen voorbereiding. We zorgden in onze training ervoor dat de presentatoren het plan van haver tot gort kende. Vragen over de visie, de maatregelen en de betekenis ervan voor de gemeentes werden uitgebreid doorgenomen. Hierbij gaven we ook huiswerkopdrachten zodat de materie goed tussen de oren zat. Verder ondersteunden we de presentatoren door een strak vormgegeven PowerPoint presentatie te maken voor ze, met daarin de highlights uit het plan. Tijdens een aantal repetities van het interview gaven we zowel op inhoud als op de non-verbale communicatie feedback en heel veel tips.

De opdrachtgever wenste last-minute ook een monteur bij het interview. Dit zijn bij uitstek mensen met heel veel kennis van het werk, maar vaak met weinig tot geen presentatie of interview ervaring. In een halve middag stoomden we een zeer enthousiaste monteur met enorm veel gebieds- en vakkennis klaar voor het interview. Samen met de projectleider die de presentatie gaf, maakten ze de klik met de Opdrachtgever en wonnen de aanbesteding.