Veel technische kennis, lastig te vertalen

De technische oplossing was voor Elektropartners niet de grootste uitdaging. “Wij wisten goed wat we wilden aanbieden,” zegt Dennis Koopmans, projectmanager bij Elektropartners. “Maar de mensen die het moesten beoordelen en uiteindelijk gebruiken, waren niet technisch. Dan moet je zorgen dat je verhaal wel begrijpelijk blijft.”

Voor Dennis zat daar ook een belangrijk spanningspunt. Een technisch vraagstuk is één ding, maar hoe zorg je ervoor dat een externe partij de inhoud écht begrijpt en kan vertalen naar een overtuigend aanbestedingsverhaal?

Die twijfel bleek al snel ongegrond. “Tenderteam heeft de mensen in huis om van een ingewikkeld technisch vraagstuk een duidelijk plan van aanpak te maken, waarmee ook niet-technische beoordelaars overtuigd worden.”

Samen bouwen onder tijdsdruk

De aanbesteding kende een korte doorlooptijd. In enkele weken moest het volledige plan worden opgesteld.

“Tenderteam zette ons echt aan het werk,” lacht Dennis. “We kregen duidelijke acties, duidelijke deadlines en wisten precies wat er van ons verwacht werd. De samenwerking heeft daarmee eigenlijk nooit een dip gehad, daar was simpelweg geen tijd voor. Iedereen werkte naar hetzelfde doel toe.” Volgens hem bleef het daarmee niet bij schrijven alleen. “Ze stelden vragen waardoor we zelf ook anders naar ons verhaal gingen kijken. Daardoor werd het plan niet alleen begrijpelijker, maar ook sterker.”

Wat Dennis daarnaast verraste, was hoe snel het team tot een gezamenlijk verhaal kwam. “Het meest leerzame vond ik dat je met elkaar, in een samenstelling waarin niet alle partijen elkaar kennen, toch kunt komen tot een goed gestructureerd en goed doordacht plan van aanpak.”

Een plan dat blijft bestaan

Toen inhoud, structuur en vormgeving samenkwamen, groeide het vertrouwen. “Op een gegeven moment dacht ik: dit is gewoon echt een serieus goed verhaal. Hier is echt over nagedacht.” Wat hem vooral opviel, was dat de uitwerking ook na de aanbesteding waarde hield.

“Normaal verdwijnen dit soort plannen na een aanbesteding nog weleens in een la. Dit plan gebruiken we juist tijdens de overdracht van het project. Het is concreet, overzichtelijk en sluit aan op hoe we het werk daadwerkelijk uitvoeren.”

Meer dan alleen een gunning

Elektropartners won de aanbesteding voor het Stedelijk Museum Amsterdam. Naast de gunning leverde het traject ook nieuwe inzichten op. “Tenderteam heeft ons laten zien hoe belangrijk de koppeling met het Programma van Eisen is. Daardoor ontstaat niet alleen een beter aanbestedingsplan, maar uiteindelijk ook een beter uitvoeringsplan.”