Communicatie met hoge kwaliteit en ruime capaciteit

Wat houdt het project in?

Rijkswaterstaat zocht een communicatiebureau dat communicatieadvies en -uitvoering biedt met een hoge kwaliteit en ruime capaciteit. Wij hielpen Future Communications met tenderstrategie, tendervormgeving en coaching-on-the-job van enkele EMVI-schrijvers van Future Communications.

De beoordelingssystematiek vat een uitgebreide rekensom, zoals vaker bij grote aanbestedende diensten. We nemen de tijd om de beoordelingssystematiek te doorgronden en alle mogelijke scenario’s te modelleren. We zoeken naar kansen hoe te gaan verdienen in dit contract. We denken hierbij aan groeifactoren, indexatie, inkoop en marges. Na vier intensieve sessies hierover geven we er een klap op.

Wat hebben we vervolgens gedaan?

Bij de Tender Start-Up spreken we een tenderplanning af en een rolverdeling voor tijdens de tender. Na het kortsluiten wat de benodigde inzet is gaan we door en plannen alle brainstorms, pitch, calculatiesessies en reviewoverleggen in. We zoeken tijdens brainstorms naar wat nodig is om te doen voor de winst, of juist te laten.

Wat was opvallend bij deze aanbesteding?

Ik merk op dat tijdens het gehele tendertraject de vormgeving achterblijft op de inhoud, terwijl de tijd begint te dringen. Collega en tendervormgever Piet sluit aan en maakt in no-time het design voor het binnenwerk. Door de tijdsdruk wordt de laatste dagen aan de tender gewerkt door de schrijvers, 2 vormgevers, 2 reviewers (waaronder ik) en het bedrijfsbureau. Ondanks alles leveren we de complete inschrijving een dag eerder in dan de deadline.

Meer lezen?

Edwin schreef ook een blog over zijn persoonlijke ervaring.