Een bestaande klant, maar geen vanzelfsprekendheid 

Het RIVM was geen nieuwe klant voor Het Notuleercentrum. Toch bood de Europese aanbesteding voor notuleerdiensten geen zekerheid. “Je mag een mooie, bestaande opdracht natuurlijk niet verliezen,” zegt directeur Michel Jochems. Daarbij kwam dat WingWays, de nieuwe eigenaar van Het Notuleercentrum, zelf slechts beperkte ervaring had met aanbestedingen. De keuze was: zelf het traject uitzoeken of ondersteuning inschakelen. “WingWays is net als Tenderteam een adviesorganisatie” licht Michel toe. “We besteden onze tijd liever aan waar we goed in zijn en een specialist vragen voor het aanbestedingsdeel. Ik kwam uit bij Tenderteam vanwege de goede Google-reviews. Een afspraak met Jeffrey van Dorst (manager sales) op ons kantoor was snel gemaakt.”

Veel kennis, lastig te vertalen 

De uitdaging zat vooral in de vertaling naar aanbestedingstaal. “Opschrijven wat je doet is niet zo moeilijk,” zegt Michel. “Opschrijven op een manier die geschikt is voor een aanbesteding, dat is echt iets anders.” Daarnaast speelde tijdsdruk een rol. Het traject startte relatief laat en er moest in korte tijd veel input worden opgehaald. Dat maakte het proces extra afhankelijk van goede afstemming en strakke opvolging.

Samen scherpstellen en blijven doorvragen 

De samenwerking startte met een digitale brainstormsessie. Tenderteam bleef strategisch doorvragen en bracht scherpte aan waar nodig. “Dat dwong ons wel om beter na te denken over waarom we dingen doen en hoe we dat uitleggen.” Op basis daarvan leverde Het Notuleercentrum gerichte input aan, die Tenderteam uitwerkte in een concreet plan. In meerdere reviewrondes werd de tekst verder aangescherpt. Wat daarbij opviel, was de manier van werken. “De druk zat er goed op,” zegt Michel. “Ook als we wisten dat er misschien nog wat ruimte in de planning zat. Dat hielp, want er moest gewoon veel gebeuren.”

Kwaliteit als vaste waarde 

Kwaliteit speelt een centrale rol in de dienstverlening van Het Notuleercentrum. Het werk stopt niet bij het uitwerken van de notulen. Elk verslag wordt nog gecontroleerd door een eindredactie. “Dat zijn redacteuren die zorgen voor de kwaliteitsbewaking,” legt Michel uit. Die extra controle is bedoeld om uniformiteit te waarborgen. “Het moet niet zichtbaar zijn als verschillende notulisten aan het werk zijn geweest. Het gaat niet om de stijl van de notulist, maar om de stijl die de organisatie verwacht.” Juist in een vertrouwelijke omgeving zoals het RIVM is die consistentie belangrijk. Deze werkwijze vormde dan ook een belangrijk onderdeel in de aanbesteding.

Gunning en inzicht 

De opdracht werd gegund met tienen! De samenwerking met het RIVM is inmiddels voortgezet en de nieuwe contractperiode is gestart. Naast het resultaat leverde het traject ook inzicht op. “Het heeft ons geholpen om te begrijpen hoe je zo’n tender aanpakt,” zegt Michel. “En waar je scherp op moet zijn in je verhaal.” Volgens hem zit de waarde niet alleen in de uitkomst, maar ook in het proces van scherpstellen en teruggaan naar de essentie van de eigen dienstverlening.